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RGPD - Piqûre de rappel après 2 mois de mise en oeuvre

Voilà maintenant plus d’un mois que les entreprises se sont vues imposer leur mise en conformité avec le Règlement Général sur les Données Personnelles, qui a pour but une harmonisation totale de la législation européenne relative au traitement des données à caractère personnel.

Le traitement de ces données par un cabinet d’avocats suit une logique différente de celle d’une entreprise commerciale, puisque les données dont dispose un avocat sont par nature très sensibles et relèvent souvent de la vie privée. Par la même, la protection des données personnelles d’un client est primordiale pour garantir le secret professionnel auquel l’avocat est tenu.

Le RGPD s’inscrit dans une dynamique de responsabilisation des acteurs qui traitent des données à caractère personnel et non plus dans une logique déclarative de droits.

Afin d’atteindre un changement de paradigme dans la protection des données personnelles, le RGPD a renforcé les obligations du responsable de traitement et a réaffirmé des principes essentiels qui avaient été introduits par  la loi Informatique et libertés de 1978 et la Directive 95/44.

Parallèlement, le règlement a consacré de nouveaux principes qui doivent faire l’objet d’une mise en conformité par les cabinets d’avocats.

Une réaffirmation des principes existants et un renforcement des obligations du responsable de traitement

Les obligations maintenues

Le Parlement européen a maintenu quatre principes issus de la Directive de 1995, dont le principe de finalité, selon lequel la collecte et le traitement de données à caractère personnel doivent avoir un but déterminé, explicite et légitime, correspondant aux objectifs poursuivis par le traitement.  

Le principe de proportionnalité garde une place importante dans la réglementation européenne, puisque seules les données nécessaires à la finalité recherchée peuvent être collectées et traitées.

Par ailleurs, une durée de conservation des données doit être préalablement établie en fonction de la finalité du traitement.

Enfin, le règlement a réaffirmé l’obligation d’information à l’égard des personnes concernées par le traitement des données. En effet, ces personnes doivent être informées des données collectées, de leurs destinataires, de la finalité du traitement, et de la durée de leur conservation.

Les obligations renforcées

Par ailleurs, le Parlement européen a jugé utile de renforcer certaines obligations préexistantes.  

Dans le cas où un cabinet transmettrait des données à caractère personnel à un sous traitant, il aura l’obligation de lui imposer des garanties de sécurité et de confidentialité, et ce dernier ne pourra lui-même faire appel à un sous traitant qu’avec l’accord du cabinet.

Le règlement prévoit aussi un renforcement des moyens de sécurité du traitement des données.

Enfin le cabinet devra obtenir un consentement libre, spécifique, éclairé et non équivoque de la part du client dont les données seront traitées.

Conjointement à la réaffirmation de règles préexistantes, le Règlement Général sur les Données Personnelles induit un changement de paradigme par la consécration de nouveaux principes.

La consécration de nouveaux principes

L'obligation de notification

Les articles 33 et 34 du RGPD entérinent l’obligation de notification selon laquelle le cabinet d’avocat devra notifier toute violation de données personnelles à la CNIL.

Le principe de minimisation

La mise en place du principe de minimisation des données oblige le responsable de traitement a utiliser des données personnelles si et seulement si la finalité du traitement ne peut être atteinte sans l’utilisation de ces données.

Le droit à l'oubli

Le règlement introduit un droit à l’oubli, qui permet au client concerné d’obtenir du responsable de traitement l’effacement de ses données personnelles, dans la limite des obligations fiscales ou de prescription concernant les clients d’avocats.

Les études d'impact

Par ailleurs, les cabinets devront désormais réaliser des études d’impact lorsqu’un type de traitement est susceptible d’entrainer un risque d’atteinte aux droits et libertés des personnes.

Le droit à la portabilité

L’article 17 du règlement consacre le droit à la portabilité des données qui permet à la personne concernée de récupérer et de transférer ses données personnelles à un autre responsable de traitement.

Le registre des activités de traitement

Enfin, en contrepartie de la suppression des formalités déclaratives auprès de la CNIL, le RGPD impose aux cabinets de plus de 250 avocats, la tenue d’un registre des activités de traitement par le responsable de traitement qui devra recenser chaque donnée personnelle collectée et traitée.

Comment mettre en place cette nouvelle réglementation ?

L’évocation des principaux points d’évolution introduits par le Règlement européen permet d’appréhender les difficultés auxquelles les cabinets d’avocats doivent faire face pour se conformer à cette nouvelle réglementation.

Mais de cette mise en conformité dépend le développement optimum de l’activité digitale de votre cabinet d’avocats, cette démarche est donc une nécessité.

C’est pourquoi nous vous proposons d’intervenir afin de mettre votre site en conformité avec la nouvelle réglementation.

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